Hoe zit het met gedematerialiseerd gaan? Van het Office-pakket dat u koopt tot het Microsoft 365-abonnement, de stap kan eng zijn om te nemen. Stel uzelf de juiste vragen om u te helpen bij uw keuze!
Dit artikel wordt gesponsord door Microsoft en LDLC.pro. Raadpleeg ons transparantiecharter voor meer informatie.
Gedematerialiseerde software is niets nieuws en het heeft niet eens gewacht tot de start van de app-winkels om veel gebruikers aan te trekken. De verandering die de afgelopen jaren is waargenomen, is tweeledig: enerzijds is de gedematerialiseerde modus de dominante, zelfs exclusieve modus geworden in bepaalde sectoren van softwaredistributie.
De andere omwenteling zit in het economische model. Op enkele uitzonderingen na worden er in wezen enerzijds essentiële applicaties verkocht onder permanente licenties, en anderzijds meer gediversifieerde of gespecialiseerde applicaties die steeds vaker in de vorm van een abonnement worden aangeboden. Het meest emblematische voorbeeld van deze verandering is Microsoft Office, dat binnenkort de 30ste verjaardag van het beroemde "Office pack" (al in 1990 gemaakt in Word, Excel en PowerPoint) zal vieren, en dat al enige tijd parallel het aanbod aanbiedt. Microsoft 365, met onder andere clouddiensten als OneDrive en Teams.
Of u nu op zoek bent naar een oplossing om uw bedrijf aan te passen aan telewerken, of u nu wilt overschakelen naar samenwerkingshulpmiddelen of dat u de beveiliging van uw apparaten wilt versterken in het licht van cyberdreigingen, de kwestie van gedematerialiseerd zal snel aan de orde komen. Hier zijn enkele vragen waarmee u rekening moet houden om de juiste keuze te maken!
Lees ook:Office Suite: 30 jaar kantoorautomatisering in dienst van productiviteit
Office pack, Microsoft 365-abonnement: wat zijn de verschillen?
Het Office Home en Small Business Pack
Microsoft biedt al jaren een Office-pakket voor het MKB met Office Home en Small Business. Dit pakket is beschikbaar in een "box" -versie of door een downloadcode aan te schaffen.
De huidige 2019-versie biedt, voor een definitieve aankoop van 299 euro inclusief btw, de volledige versies van Word, Excel, Outlook, PowerPoint en OneNote. Deze licentie is geldig voor 1 pc met Windows of 1 Mac.
Ontdek Office Home and Business 2019Microsoft 365, het abonnement op maat
Microsoft 365, voorheen bekend als Office 365, brengt de applicaties van de Office-suite, OneDrive online opslag en andere applicaties en services samen volgens de formules, vrij talrijk aangezien Microsoft 365 zowel beschikbaar is voor de grote publiek en bedrijven, van micro-ondernemingen tot grote accounts. Voor het MKB zijn er drie abonnementen beschikbaar:
Microsoft 365 Business Basic: dit is het meest beknopte en lichtste aanbod van de uitgever, aangezien het exclusief de webversies van de Office suite-software aanbiedt, evenals Exchange, OneDrive, SharePoint en Teams om op te installeren 1 computer.
Abonnementsprijs: 4,20 euro HT per gebruiker en per maand.
Microsoft 365 Business Standard: naast het aanbieden van de downloadbare versie van Office-software, biedt dit plan toegang tot OneDrive en tot communicatietools van Exchange, SharePoint en Microsoft Teams. Er zijn ook Publisher- en Access-software en de mogelijkheid om de oplossing op 5 computers te gebruiken.
Abonnementsprijs: 10,50 euro exclusief belasting per maand en per gebruiker.
Microsoft 365 Business Premium: het meest complete niveau voor het MKB biedt uiteraard alle software van de Business Standard-versie, maar voegt InTune en Azure Information Protectio toe om een verbeterde beveiliging te bieden voor de vloot van apparaten.
Abonnementsprijs: 16,90 euro HT per maand en per gebruiker.
Welke platforms zijn inbegrepen in Microsoft 365?
Met het Microsoft 365-abonnement heb je toegang tot alle Office-apps op Windows en macOS. Elke gebruiker van de dienst kan deze applicaties op zijn werkstation installeren, op maximaal 5 pc's of Macs. Word, Excel, PowerPoint, Outlook en OneNote zijn beschikbaar op beide desktopplatforms, in redelijk vergelijkbare versies, hoewel er verschillen kunnen optreden tussen de twee omgevingen, nieuwe functies niet altijd even snel worden overgenomen en elk systeem heeft zijn specificiteiten.
Op de pc hebben we ook applicaties die zijn gereserveerd voor Windows, namelijk Publisher en Access, die nog nooit op Mac zijn uitgebracht, ook al bevat Word op Mac traditioneel lay-outfuncties die sterk lijken op die van Publisher.
Met Microsoft 365 kunt u op internet en op mobiele iOS- of Android-apparaten werkenMet het Microsoft 365-abonnement kunt u Office ook op twee andere platforms gebruiken. De eerste is het web: browserversies van Word, Excel, PowerPoint en OneNote bestaan al een paar jaar en zijn uitgebreid met realtime samenwerkingsfuncties. Door in te loggen met hun Microsoft 365-account, kan een gebruiker deze webversies uitvoeren en werken aan documenten die zijn opgeslagen in hun OneDrive-ruimte vanaf elke computer, zelfs als de desktopversies van de applicaties niet zijn geïnstalleerd. Realtime samenwerking werkt zelfs tussen web- en desktopversies, met weergegeven wijzigingen.
Op smartphones en tablets kunnen mobiele versies van Word, Excel, PowerPoint, OneNote en Outlook worden gebruikt op iOS, Android en ChromeOS. Ook hier kunnen we in realtime samenwerken aan een document, waardoor verschillende gebruikers kunnen samenwerken, of ze nu op de Mac, pc, internet of onderweg zijn.
Welke services zijn aan het abonnement gekoppeld?
Een abonnement op een gedematerialiseerde softwaresuite geeft toegang tot applicaties, maar ook tot diensten die met deze applicaties kunnen worden geïntegreerd om waarde te creëren voor de gebruiker. Alle Microsoft 365-formules bieden dus minimaal 1 TB aan OneDrive-cloudopslag, waarmee u uw persoonlijke gegevens op afstand kunt hebben en kunt synchroniseren tussen uw verschillende apparaten, pc, Mac of mobiel.
De Business Standard- , Business Basic- en Business Premium- abonnementen bieden ook toegang tot e-mail en agenda via Exchange, intranetsites met SharePoint en Microsoft Teams, de nieuwe samenwerkingsoplossing voor berichten van Microsoft waarmee u op de hoogte kunt blijven en kunt chatten met uw team op speciale kanalen en om videoconferenties te houden.
Teams is inbegrepen bij de meeste Microsoft 365-abonnementenHoe worden de updates uitgevoerd?
Het beheer van software-updates is een van de belangrijkste punten die radicaal zijn geëvolueerd met de overgang van het aankoopmodel naar dat van het abonnement, en dit is het geval met Office. Traditioneel wordt de Microsoft Office-suite als opeenvolgende edities op de markt gebracht. U moet Office 95, 97, 2007 of zelfs 2010 hebben gebruikt. Elke belangrijke versie van het Office-pakket bracht een groot aantal nieuwe functies met zich mee, of zelfs een complete herziening van de interface. De software werd verder geüpgraded, met name via "Service Packs", maar dit waren voornamelijk bugfixes of beveiligingsproblemen.
Het Office 365-model, en dan Microsoft 365 vandaag, volgt dat van andere software of suites die in de "SaaS" -modus (Software as a Service) zijn gegaan. U betaalt een abonnement en software wordt regelmatig - meestal maandelijks - bijgewerkt met nieuwe functies. In recente ontwikkelingen kunnen we de "Editor" noemen die uw tekst analyseert om fouten te detecteren, maar ook onjuiste bewoordingen, het beheer van geanimeerde GIF's of SVG's in PowerPoint, vertrouwelijkheidslabels of zelfs automatische suggesties in Outlook . Kortom, software die constant in beweging is, en op alle platforms geïntegreerd in het abonnement.
De editor, een van de nieuwe functies van Word in Microsoft 365
Waar worden de gegevens opgeslagen?
Een van de sleutels tot papierloos werken is cloudopslag. In het traditionele model worden gegevens opgeslagen op het werkstation van de gebruiker. Zonder terug te gaan naar de tijd van de floppydisk, is de niet zo verre tijd dat je je harde schijf of USB-stick bij je had kenmerkend voor dit model dat nog steeds zijn interesse heeft: het is best aan te raden om kopieën bij je te hebben. bestanden die lokaal toegankelijk zijn en zonder een internetverbinding of opslag op externe servers.
In Microsoft 365, zoals we hierboven vermeldden, heeft elke gebruiker 1 TB online opslag op OneDrive. Volgens Microsoft worden deze gegevens tijdens het transport beschermd door het TLS-coderingssysteem en in rust door een unieke AES256-sleutel. Personeel met toegang tot datacenters wordt beperkt en geverifieerd door middel van multi-factor authenticatie.
Wat maakt deze online opslag mogelijk? Ten eerste om op afstand verbinding te maken met uw gegevens. Met een webinterface open je een Word-document of PowerPoint-presentatie en werk je eraan via de cloud. U kunt uw bestanden ook lokaal downloaden en via OneDrive op Windows, Mac of mobiel uw cloudopslagruimte synchroniseren met uw werkstation.
OneDrive is ook de bouwsteen die het mogelijk maakt dat meerdere gebruikers samenwerken aan hetzelfde bestand. Office-applicaties maken co-editing in realtime mogelijk, met onmiddellijke weergave van de wijzigingen van elke gebruiker op desktop, mobiel of op internet.
En als we het over samenwerking hebben, OneDrive integreert op natuurlijke wijze met Microsoft Teams om documenten met zijn team te delen, of om rechtstreeks binnen Teams aan bestanden te werken, aangezien je met messaging webversies van Office-applicaties rechtstreeks in de interface kunt oproepen.
Is gedematerialiseerd voor jou?
U heeft dus de gegevens bij de hand en de keuze tussen twee benaderingen. Welke is het beste voor uw bedrijf?
Doe de test:Quiz: welke Office-oplossing is geschikt voor uw bedrijf?
Microsoft 365-abonnement
De Cloud en Microsoft 365 vertegenwoordigen het belang van een schaalbare dienst, die meer biedt dan toegang tot software voor pc of Mac. Het biedt ook web- en mobiele versies van deze applicaties en regelmatig beveiligingsupdates en nieuwe functies. Hieraan is een veilige online opslagruimte toegevoegd en toegang tot verschillende samenwerkingshulpmiddelen zoals Teams. Om toegang te krijgen tot dit aanbod betaal je een doorlopende dienst: als je het abonnement stopzet, heb je geen toegang meer tot je sollicitaties en documenten. Bovendien hebben de constante evoluties van functies hun interesse, maar zijn ze misschien ook niet geschikt voor gebruikers die houden van de beveiliging van software die niet elke maand verandert.
Deze optie is voor u als de werknemers van uw bedrijf elk verschillende werkmethoden hebben (telewerken voor sommigen, frequente reizen voor anderen …), als u veel in de cloud werkt of als uw bedrijf omgaat met gegevens die gevoelig zijn voor cyberdreigingen. .
Het Office Home and Business 2019-pakket
Concreet verkrijg je het voor eens en voor altijd. De vanafprijs is hoger, maar als de licentie eenmaal is betaald, is dat alles wat u betaalt. U kunt naar believen Word, Excel of PowerPoint gebruiken, zonder dat u zich zorgen hoeft te maken over een abonnement. En dat zijn misschien wel al uw zakelijke behoeften: niet alle bedrijven hebben een Exchange-server, mobiele of webtoegang tot hun documenten of realtime samenwerkingsoplossingen nodig.
Houd er echter rekening mee dat de beveiligingsupdates die in dit pakket worden aangeboden een beperkte duur hebben: uw software zal jarenlang onfeilbaar zijn, maar om voor de hand liggende veiligheidsredenen zal Microsoft na een bepaalde leeftijd zal u aanraden om te upgraden naar een latere versie.
Het antwoord op de vraag kan daarom afhangen van uw activiteit. Als je een grotere behoefte hebt aan samenwerking tussen je teams en mobiele of externe toegang tot je documenten, kan overstappen naar een abonnementsoplossing zoals Microsoft 365 een kant-en-klare en schaalbare propositie zijn. Als uw behoeften voornamelijk op applicatieniveau liggen en u de voorkeur geeft aan de stabiliteit van de functionaliteiten en een initiële prijs voor een definitieve aankoop en gebruik van uw software die niet aan een abonnement is gekoppeld, is de optie Office Home and Small Business gemaakt voor jou.
Dit artikel wordt gesponsord door Microsoft en LDLC.pro. Raadpleeg ons transparantiecharter voor meer informatie.
