Met de ontwikkeling van telewerken zijn videoconferentiediensten in opkomst, zoals Zoom. Naast het organiseren van audio- en / of videogesprekken naar twee of meer gebruikers, kunt u met deze service vergaderingen voor maximaal 100 personen in één videochat organiseren, plannen en beheren.
Het doel van deze gids is om de verschillende functies te presenteren om in de beste omstandigheden vergaderingen op Zoom te organiseren. Van het beheren van bezoekers tot het plannen van vergaderingen, laten we eens kijken hoe we de service het beste kunnen configureren om vergaderingen optimaal te beheren. Om verder te gaan, nodigen we je uit om ons artikel te lezen: "Aan de slag met Zoom?".
Maak en neem deel aan vergaderingen
Voordat u de functies voor het delen van schermen en het beheren van vergaderingen gaat verkennen, moet u er rekening mee houden dat de gratis versie van Zoom het maximale aantal deelnemers beperkt tot 100 tijdens een audio- en videovergadering. Bovendien zijn videogesprekken van 3 personen beperkt tot een maximale duur van 40 minuten.Voor degenen die verantwoordelijk zijn voor het organiseren van videoconferenties, is het mogelijk om eenvoudig een Zoom-vergadering te creëren via de Zoom-startpagina, zowel op desktop als mobiel. Dan is het tijd om mensen uit te nodigen voor de vergadering. Om dit te doen, biedt de applicatie drie manieren om iemand uit te nodigen om deel te nemen aan een vergadering op Zoom: direct tijdens een lopende vergadering,via uitnodiging via contacten of door iemand uit te nodigen voor een geplande meeting.
Er zijn dus verschillende manieren om deel te nemen aan een vergadering op Zoom. Als iemand u rechtstreeks voor een vergadering uitnodigt, beantwoordt u de oproep en activeert u uw microfoon en webcam om deel te nemen aan het audio- en videogesprek. Zoom biedt ook aan om deel te nemen aan een vergadering met het nummer of de naam van de vergadering. Een andere mogelijkheid is dat de organisator ook een uitnodigingslink per e-mail kan sturen.
Als u meer wilt weten over het beheren van Zoom-vergaderingen, nodigen we u uit om onze handleidingen te raadplegen: "Hoe een vergadering maken op Zoom?", "Hoe iemand uitnodigen om deel te nemen aan een vergadering op Zoom?" Of "Hoe deelnemen?" een vergadering op Zoom? ".
Plan eenvoudig vergaderingen
Zoom biedt de mogelijkheid om vooraf vergaderingen in te plannen door de datum, tijd, meeting ID en een eventueel wachtwoord in te stellen. Onder de geavanceerde opties kunnen de mensen die verantwoordelijk zijn voor de organisatie van de vergadering, de toegang tot de vergadering openen voordat de moderator arriveert. Het plannen van vergaderingen is zowel op desktop als mobiel beschikbaar. Om te leren hoe u een vergadering op Zoom plant, kunt u onze speciale tutorial bekijken.
Een andere belangrijke en handige functie is het plannen van terugkerende vergaderingen op Zoom. Met de applicatie kunt u inderdaad periodieke vergaderingen plannen met dagelijkse, wekelijkse of maandelijkse herhaling. Deze functie heeft echter twee nadelen: het vergaderschema mag niet langer zijn dan 365 dagen voor wekelijkse vergaderingen en het is noodzakelijk om via de officiële Zoom-website te gaan om vergaderingen te plannen. Deze functie is niet beschikbaar via de desktop- en mobiele app.
Met Zoom in Windows kunt u een vergadering plannen en deze op een eenvoudige en intuïtieve manier synchroniseren met uw verschillende digitale agenda's. De persoon die een vergadering leidt, kan er dus voor kiezen om een Zoom-vergadering in Google Agenda te plannen of om een Zoom-vergadering met Outlook te plannen. De Zoom Market Place, toegankelijk vanuit de browser, biedt echter toegang tot meer functies en schema's, zoals Calendly, Telegram of TeamUp. Op Android en iOS is het mogelijk om een vergadering te synchroniseren met de standaardagenda van uw apparaat.
Wat kan er tijdens vergaderingen worden gedaan?
Voordat u een vergadering start, en zeker als deze een professioneel karakter heeft, is het raadzaam uw webcam goed in te stellen en de gevoeligheid van uw microfoon in te stellen.Zodra de vergadering is begonnen en de gasten en contacten zijn uitgenodigd, moeten de deelnemers mogelijk hun microfoon en hun webcam activeren / deactiveren via de persoon die de leiding heeft over de organisatie. Het is ook mogelijk om tijdens een Zoom-meeting te dempen, een klik op het microfoonicoon is voldoende. Merk ook op dat het mogelijk is om uw microfoon te dempen wanneer u deelneemt aan een vergadering. Handig om te voorkomen dat een lopend gesprek wordt onderbroken vanwege omgevingsgeluid.
Onder zijn vlaggenschipfuncties biedt Zoom het delen van bestanden tijdens een chat met een aanzienlijke limiet van maximaal 512 MB en geen vervallimiet voor downloadlinks. Elke deelnemer kan worden gevraagd om een bestand op hun harde schijf of vanuit een online opslagruimte te delen via Dropbox, OneDrive, Google Drive en Box. We leggen uit hoe u een bestand op Zoom in meer detail kunt delen in onze tutorial over het onderwerp.
Voor meer tools en mogelijkheden raden we aan om onze gids te lezen over hoe je de geavanceerde functies van Zoom onder de knie kunt krijgen. We bespreken het delen van schermen op computer en mobiel en het gebruik van een virtuele achtergrond.
Voor beter vergaderbeheer
In dezelfde geest biedt Zoom verschillende beheeropties om de vloeiendheid en goede kwaliteit van gesprekken te beheren. Deze functies zijn essentieel voor een goede animatie tijdens audio- en videovergaderingen met enkele tientallen mensen.Terwijl deelnemers aan een vergadering ervoor kunnen kiezen om hun webcam en microfoon aan of uit te zetten tijdens een vergadering, kan de animator de camera van een deelnemer tijdens een vergadering of zoomfunctie uitschakelen. zijn microfoon gedempt. De gastheer van een vergadering kan dus de deelnemers van geval tot geval beheren en heeft ook functies om alle aanwezigen tijdens een vergadering te beheren.
Onder de algemene beheerfuncties heeft een Zoom-vergaderingsbeheerder de mogelijkheid om het delen van schermen voor alle deelnemers in en uit te schakelen. Voer gewoon de geavanceerde instellingen voor het delen van schermen in om te bepalen hoeveel deelnemers hun scherm tegelijkertijd kunnen delen en om te bepalen wie het delen kan uitvoeren: alleen de host of alle deelnemers.
Een ontmoeting met enkele tientallen mensen kan snel leiden tot een kakofonie tussen microfoonbugs en nieuwe mensen die arriveren zonder dat er een microfoon is opgesteld. Om een rustige vergadering te garanderen en onderbrekingen te beperken, kan de facilitator de optie " Microfoon dempen bij binnenkomst " kiezen om nieuwe deelnemers automatisch te dempen.
Zoom biedt de host ook verschillende functies om controle te houden over instant messaging. Zo kan de beheerder de chat activeren en deactiveren tijdens een meeting op Zoom. Het is ook mogelijk om deelnemers in het openbaar en privé te laten chatten, alleen in het openbaar of alleen met de gastheer van de vergadering.
Vergaderingen zonder inmenging
Tijdens een zakelijke bijeenkomst kunnen Zoom-vergaderingen een gelegenheid zijn om vertrouwelijke bestanden te delen of om informatie, gegevens en documenten uit te wisselen, beperkt tot een groep mensen. Om de toegang tot een vergadering goed te beveiligen, is het wachtwoord een van de eerste beveiligingen. Het is ook noodzakelijk om deelnemers te informeren dat ze geen andere mensen mogen uitnodigen, noch om de uitnodigingslink openbaar te maken.Een vergaderingsbeheerder kan er ook voor kiezen om een Zoom-vergadering te vergrendelen om toegang tot een vergadering te voorkomen wanneer alle uitgenodigde mensen aanwezig zijn. Een handige functie die voorkomt dat andere gebruikers deelnemen aan de chat, zelfs niet met het wachtwoord of de uitnodigingslink.
Als iemand onverwachts een lounge binnendringt, kan de persoon die verantwoordelijk is voor de administratie eenvoudig op zijn profiel in de lijst met deelnemers klikken en de optie "Verwijderen" selecteren om iemand uit een Zoom-vergadering te schoppen. Daarnaast maakt het menu voor elke deelnemer het mogelijk om de persoon in een wachtrij te zetten, de audio en / of video te dempen en de persoon te melden bij overlast.
Houd vergaderingen bij
Zoom biedt de mogelijkheid om uw vergaderingen te synchroniseren met een aantal online agenda's, waaronder Outlook en Google Agenda. Bij zakelijke bijeenkomsten kan één persoon verantwoordelijk zijn voor het schrijven van de notulen, maar een digitale opname van de bijeenkomst kan handig zijn.Standaard kan alleen de beheerder van een discussie de inhoud van een Zoom-vergadering opnemen. Hij mag de andere deelnemers echter toestemming geven om beurtelings op te nemen. Deze functie is alleen beschikbaar op Windows, macOS en Linux en maakt het mogelijk de vergadering op te nemen als twee bestanden, één M4A-audio en één MP4-video.
