Zoom biedt de mogelijkheid om vooraf vergaderingen te plannen, aangestuurd door een groepsbeheerder, en kan tot 100 mensen tegelijkertijd samenbrengen tijdens een videogesprek. Kwaliteitssamenwerking in perspectief!
Het enige nadeel: in de gratis versie van Zoom zijn deze vergaderingen met meerdere partijen beperkt tot sessies van 40 minuten. De betaalde versie heeft ook een limiet in het aantal deelnemers, maar geen tijdslimiet. Het maakt niet uit, laten we eens kijken hoe u vergaderingen op Zoom correct kunt beheren door vergaderingen te plannen en hoe u er een samenwerkingshulpmiddel van kunt maken dat is gekalibreerd voor uw behoeften.
Plan een vergadering op Zoom
- Open uw Zoom-desktoptoepassing, log in en klik op het pictogram " Planning " om een videoconferentie te starten.
- Hiermee wordt het venster met de vergaderplanner geopend. U kunt vervolgens de verschillende geschikte opties kiezen: tijden, naam van de vergadering, wachtwoord voor de vergadering, enz.
- In " Geavanceerde opties " raden we u aan om het vakje " Open meetingtoegang voordat de moderator arriveert " aan te vinken , zodat de webconferentie kan starten als u een minuut te laat bent.
- Klik vervolgens op " Plannen " om de vergadering te plannen wanneer u alle gewenste opties heeft gekozen. Er wordt een samenvattende e-mail verzonden naar het e-mailadres dat is gekoppeld aan het Zoom-account. Herhaal het proces om uw volgende vergaderingen te plannen.
Om deze vergadering met uw medewerkers te delen, zijn er verschillende opties voor u beschikbaar. De eenvoudigste manier is om naar de startpagina van uw Zoom-applicatie te gaan, die wordt weergegeven wanneer de vergadering is gepland. Klik erop en vervolgens op " Uitnodiging kopiëren " en deel deze met uw medewerkers. Als dit tot uw contacten behoort, stuurt u de uitnodiging rechtstreeks naar hen in de instant messaging-service van Zoom. U kunt ook Messenger, uw e-mailadres, enz. Gebruiken.
Wees voorzichtig: als u geen wachtwoord in uw vergaderruimte plaatst, kan elke deelnemer de link van de vergadering op afstand naar iedereen verzenden. Dit is de negatieve kant van videoconferenties. Overweeg ook om de virtuele vergadering te beveiligen door alle deelnemers inloggegevens te vragen om aan de vergadering deel te nemen. U kunt er ook voor kiezen om de vergadering te "vergrendelen" zodra alle deelnemers aanwezig zijn om de komst van indringers te voorkomen. Deze eenvoudige methoden om uw videoconferenties te beschermen, zijn van toepassing op de iOS- (iPhone en iPad) en Android-versies (smartphone en tablet) van Zoom. Het is niet mogelijk om een telefonische vergadering te vergrendelen vanuit een webbrowser (of dit nu Chrome, Mozilla Firefox of andere is): de desktopapp is vereist.
Zodra meerdere gesprekspartners zich bij de vergadering hebben gevoegd, heeft u als organisator de mogelijkheid om hen het recht te geven om documenten te delen of niet, om wel of niet scherm te delen, om hun webcam te activeren of nee, om het whiteboard te gebruiken, etc. De moderator van een vergadering is almachtig in zijn vergaderruimte op Zoom, wat het mogelijk maakt om meer "vierkante" conferenties te organiseren en te houden, ongeacht het aantal deelnemers. Samenwerken, ja, maar in orde!
